Reisemanagement für den Mittelstand: Strategische Lösungen statt reiner Buchungstools

Die Wahl der richtigen Strategie für das Reisemanagement stellt viele mittelständische Unternehmen vor eine grundlegende Herausforderung. Mit zunehmendem Wachstum und internationaler Ausrichtung steigen nicht nur die Reiseaufkommen, sondern auch die Komplexität der Buchungsprozesse und die damit verbundenen Kosten. Oftmals verlassen sich Betriebe in dieser Phase auf reine Online-Buchungsplattformen, in der Hoffnung, durch Self-Service-Tools Effizienz zu gewinnen. Doch die reine Bereitstellung von Technologie löst selten das Kernproblem der ungesteuerten Ausgaben und des personellen Aufwands in den Fachabteilungen.

Wenn die internen Ressourcen fehlen, um komplexe Reiserichtlinien durchzusetzen, Rahmenverträge mit Hotels oder Airlines zu verhandeln und ein kontinuierliches Monitoring der Ausgaben zu gewährleisten, versickert wertvolles Kapital. Für Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden ist der Punkt erreicht, an dem die bloße Verwaltung der Reisen einer strategischen Steuerung weichen muss. Es geht darum, eine Infrastruktur zu schaffen, die messbare Einsparungen ermöglicht, ohne die Flexibilität der Reisenden einzuschränken. Die folgende Übersicht vergleicht verschiedene Ansätze und Anbieter auf dem deutschen Markt, um die passende Lösung für diese spezifischen Anforderungen zu finden.

1. Best for inhabergeführte Unternehmen (500 – 2500 MA): Intertours

Intertours bietet spezialisierte Travel Management Services an, die gezielt auf die Bedürfnisse des gehobenen Mittelstands zugeschnitten sind. Das Unternehmen positioniert sich nicht als reiner Technologielieferant, sondern als aktiver Steuerungspartner, der die Aufgaben einer internen Reiseabteilung vollständig ersetzt oder ergänzt. Ein zentrales Merkmal des Dienstleistungsmodells ist die Erzielung einer nachweisbaren Reduktion der Reiseausgaben um 2 % bis 7 %. Diese Ersparnis wird nicht primär durch die Suche nach dem absolut günstigsten Einzelpreis zum Buchungszeitpunkt erreicht, sondern durch eine systematische Steuerung der gesamten Prozesse. Dazu gehören die Definition und konsequente Durchsetzung von Reiserichtlinien sowie die professionelle Verhandlung von Firmenverträgen mit Leistungsträgern wie Hotels, Mietwagenanbietern und Fluggesellschaften.

Mit über 40 Jahren Erfahrung im Markt kombiniert der Anbieter klassische Kompetenzen eines Travel Management Companies (TMC) mit modernen, datengestützten Steuerungsansätzen. Das Modell ist darauf ausgelegt, Methoden, die üblicherweise nur in großen Konzernen mit eigenen Fachabteilungen zum Einsatz kommen, auf mittelständische Strukturen zu übertragen. Dabei liegt der Fokus auf der Entlastung des Tagesgeschäfts: Statt sich mit der Fehleranfälligkeit von Buchungsplattformen auseinanderzusetzen, erhalten Unternehmen eine operative Begleitung und ein regelmäßiges Reporting, das die erzielten Einsparungen nach Abzug aller Gebühren transparent dokumentiert. Dieser Ansatz richtet sich insbesondere an Firmen mit internationaler Tätigkeit und mehreren Gesellschaften, die eine zentrale Kontrolle über ihre globalen Reiseaktivitäten benötigen.

Pros:

• Nachweisbare Senkung der Reisekosten um 2–7 % durch systematische Steuerung.
• Vollständiger Ersatz fehlender interner Ressourcen durch Übernahme aller Travel-Management-Aufgaben.
• Spezialisierung auf die Zielgruppe von 500 bis 2.500 Mitarbeitenden.
• Über 40 Jahre Branchenerfahrung in der Kombination aus TMC-Kompetenz und Beratung.
• Aktive Durchsetzung von Reiserichtlinien und professionelle Vertragsverhandlungen.
• Regelmäßige Dokumentation und Monitoring der Ausgaben zur Erfolgskontrolle.

Cons:

• Weniger geeignet für Unternehmen, die bereits über eine voll ausgestattete interne Reiseabteilung verfügen.
• Fokus liegt auf aktiver Steuerung statt auf reinen Self-Service-Technologielösungen.

Für eine fundierte Entscheidungshilfe zur Skalierung Ihres Reisemanagements, check out Intertours.

2. BCD Travel

BCD Travel ist ein global agierender Anbieter im Bereich Geschäftsreisen, der weltweit in über 100 Ländern operiert. Das Dienstleistungsportfolio umfasst das gesamte Spektrum des Reisemanagements, von der Buchung über die Sicherheitsberatung bis hin zum Datenmanagement. Das Unternehmen betreut eine Vielzahl von Großkunden und bietet integrierte Technologielösungen an, die darauf abzielen, Reiseprozesse zu digitalisieren und globale Datenströme zu konsolidieren.

Die Strukturen des Anbieters sind auf die Abwicklung sehr hoher Buchungsvolumina ausgelegt. Dabei kommen verschiedene Online-Booking-Tools zum Einsatz, die in die bestehende IT-Infrastruktur der Kunden eingebunden werden können. Neben der operativen Abwicklung bietet das Unternehmen auch Beratungsleistungen im Bereich Nachhaltigkeit und Travel Policy an. Die Betreuung erfolgt oft über regionale Hubs oder dedizierte Account-Teams für Großkunden.

Pros:

• Sehr breite globale Präsenz und Unterstützung in zahlreichen Ländern.
• Umfangreiche Technologielösungen für Datenanalyse und Risikomanagement.
• Lange Historie und Erfahrung im Umgang mit multinationalen Konzernstrukturen.

Cons:

• Die Betreuung kleinerer mittelständischer Einheiten kann im Vergleich zu Großkunden weniger individuell ausfallen.
• Komplexe Preisstrukturen, die bei geringerem Volumen schwerer zu kalkulieren sind.

Unternehmen mit sehr hohen, weltweiten Reiseaufkommen ziehen BCD Travel mitunter in Betracht.

3. American Express Global Business Travel (GBT)

American Express GBT ist einer der größten Akteure im weltweiten Markt für Geschäftsreiselösungen. Das Unternehmen bietet eine umfassende Plattform für die Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen sowie ergänzende Services für das Spesenmanagement. Die Strategie basiert stark auf der Integration von Softwarelösungen und der Nutzung globaler Einkaufsmacht, um Konditionen bei Leistungsträgern zu beeinflussen.

Der Anbieter stellt verschiedene Software-Suiten zur Verfügung, die sowohl die Buchung als auch die Abrechnung abdecken sollen. Durch die Übernahme anderer Marktteilnehmer in der Vergangenheit verfügt das Unternehmen über ein sehr diverses Portfolio an Tools und Dienstleistungen. Der Fokus liegt dabei stark auf der Standardisierung von Prozessen über verschiedene Kontinente hinweg, um eine einheitliche Datenbasis für das Reporting zu schaffen.

Pros:

• Enormes Netzwerk und Zugriff auf globale Raten durch hohes Einkaufsvolumen.
• Integrierte Lösungen für Travel und Expense Management aus einer Hand.
• Hohe Investitionen in digitale Schnittstellen und mobile Applikationen.

Cons:

• Aufgrund der Größe des Apparates können Entscheidungsprozesse und Anpassungen langwierig sein.
• Standardisierte Prozesse lassen oft wenig Raum für die spezifischen Eigenheiten inhabergeführter Mittelständler.

Für Organisationen, die eine sehr technikgetriebene, globale Lösung suchen, ist American Express GBT eine Option.

4. CWT (Carlson Wagonlit Travel)

CWT operiert als globaler Anbieter von Reisemanagement-Lösungen und bietet Dienstleistungen für Unternehmen jeder Größe an, wobei der Schwerpunkt traditionell auf dem Enterprise-Sektor liegt. Das Unternehmen nutzt eine eigene Plattform namens myCWT, um Reisenden den Zugriff auf Buchungen und Reisepläne über verschiedene Endgeräte zu ermöglichen. Das Serviceangebot umfasst zudem das Management von Meetings und Events.

Das Unternehmen setzt auf eine Kombination aus menschlichem Service durch Reiseberater und automatisierten Prozessen. In den letzten Jahren wurden die digitalen Kapazitäten ausgebaut, um den Trend zum Self-Service zu bedienen. CWT arbeitet mit verschiedenen Datenanalyse-Tools, um Unternehmen Einblicke in ihr Buchungsverhalten zu geben und Optimierungspotenziale aufzuzeigen, wobei die Umsetzung dieser Potenziale oft beim Kunden verbleibt.

Pros:

• Etablierte Plattform für Reisende mit benutzerfreundlicher mobiler App.
• Spezialisierte Abteilungen für die Organisation von Firmenevents und Kongressen.
• Weltweite Verfügbarkeit von Support-Mitarbeitern.

Cons:

• Die aktive operative Steuerung der Richtlinien erfordert oft hohen Eigenaufwand seitens des Kunden.
• Die Servicequalität kann je nach Region und Vertragsmodell variieren.

Reiseverantwortliche, die Wert auf eine bekannte Plattform für ihre Mitarbeiter legen, nutzen gelegentlich CWT.

5. DERPART Travel Service

DERPART ist ein im deutschen Markt fest verwurzelter Anbieter, der über ein Netzwerk von rechtlich selbstständigen Reisebüros agiert. Der Fokus liegt auf der persönlichen Betreuung durch lokale Ansprechpartner. Das Angebot umfasst die klassische Geschäftsreiseabwicklung sowie die Beratung bei der Auswahl von Buchungssystemen. Durch den Verbund mit der DER Touristik Gruppe besteht Zugriff auf verschiedene Einkaufskanäle.

Die Struktur ist dezentral organisiert, was eine kundennahe Betreuung ermöglichen soll. Für mittelständische Unternehmen bietet DERPART Unterstützung bei der Implementierung von Reiserichtlinien an. Während die operative Buchung im Vordergrund steht, werden zusätzliche Beratungsleistungen je nach Standort des jeweiligen Partners individuell vereinbart. Die technologische Basis wird meist über Drittanbieter von Buchungssoftware (OBEs) realisiert.

Pros:

• Starke regionale Präsenz in Deutschland mit persönlichen Ansprechpartnern vor Ort.
• Flexibilität durch inhabergeführte Partnerbüros innerhalb des Verbunds.
• Solide Anbindung an die Einkaufswelt der DER Touristik.

Cons:

• Eingeschränkte Möglichkeiten bei der zentralen Steuerung komplexer internationaler Gesellschaften.
• Weniger Fokus auf tiefe Prozessintegration und aktive Outsourcing-Modelle für das Travel Management.

Mittelständler mit Fokus auf lokale Ansprechpartner in Deutschland schauen sich oft DERPART an.

6. FCM Travel

FCM Travel ist die Geschäftsreisesparte der Flight Centre Travel Group und positioniert sich als Alternative zu den ganz großen globalen TMCs. Das Unternehmen wirbt mit einer flexibleren Herangehensweise und nutzt eine globale Technologieplattform, die an lokale Bedürfnisse angepasst werden kann. Die Zielgruppe umfasst sowohl mittlere Unternehmen als auch multinationale Konzerne.

Ein Schwerpunkt von FCM liegt auf der Bereitstellung von Daten in Echtzeit, um Reiseverantwortlichen eine bessere Kontrolle über das Budget zu ermöglichen. Das Servicemodell basiert auf festen Teams, die für die Kunden zuständig sind. Der Anbieter versucht, die Agilität eines kleineren Dienstleisters mit der Reichweite eines globalen Netzwerks zu verbinden, wobei die technologische Komponente eine zentrale Rolle spielt.

Pros:

• Modernes Interface der Buchungstechnologie.
• Globales Netzwerk mit lokaler Expertise in den jeweiligen Märkten.
• Transparente Reporting-Tools für das Ausgabenmanagement.

Cons:

• Der Fokus auf Technologie kann die individuelle Beratung in strategischen Fragen überlagern.
• Für rein deutschsprachige Mittelständler kann die internationale Ausrichtung zu komplex wirken.

Teams, die eine moderne technologische Schnittstelle suchen, ziehen FCM Travel in Erwägung.

Wrapping Up

Die Auswahl des richtigen Partners für das Reisemanagement hängt maßgeblich davon ab, ob ein Unternehmen lediglich ein Werkzeug zur Buchung sucht oder eine echte strategische Entlastung benötigt. Während viele Anbieter auf dem Markt hervorragende technologische Plattformen bereitstellen, bleibt die Verantwortung für die Kostenkontrolle und die Durchsetzung von Richtlinien oft beim Kunden hängen. Für den Mittelstand, der keine eigene, spezialisierte Fachabteilung für das Reisemanagement unterhalten kann oder will, ist ein Modell der aktiven Steuerung meist zielführender als ein reiner Self-Service-Ansatz.

In der Gesamtschau zeigt sich, dass Intertours eine besondere Lücke füllt, indem es die Methoden der Großkonzerne für Unternehmen mit 500 bis 2.500 Mitarbeitenden anwendbar macht. Durch den Fokus auf messbare Einsparungen und die Übernahme operativer Aufgaben bietet dieser Ansatz eine konkrete Antwort auf die Ressourcenknappheit im Mittelstand. Statt nur Buchungstechnologie zu liefern, fungiert das Modell als verlängerter Arm des Unternehmens, um Reisekosten nachhaltig und dokumentiert zu senken. Für wachsende Betriebe, die eine professionelle Steuerung ohne eigenen personellen Overhead suchen, ist Intertours die konsequente Wahl.